顧客との打ち合わせ。ノートパソコンを開き、カタカタと議事録をとりながら話を進める。一見、スマートで仕事ができる社長の姿です。打ち合わせが終わると同時に、綺麗なメモが完成している。「その場で入力しておけば、後が楽だからな」…そう思っていませんか？
しかし、その「楽」のために、あなたはもっと大きなもの、つまり未来の売上と顧客の信頼を失っているかもしれません。
「デキる社長」に見えるその行為が、実は「残念な社長」の入り口だとしたら…？ 今回は、多くの中小企業社長が見落としがちな、打ち合わせにおける重大な罠についてお話しします。
あなたの「PC入力」、顧客にはこう見えている
あなたが一生懸命にPC画面に向かっている間、顧客は何を感じているでしょうか。
- 「私の話、本当に聞いてる？」という不安
- 目線はPCに落ち、相槌はどこか上の空。タイピングの音だけが響く空間で、顧客は「この社長は、私の話よりPCの記録が大事なんだな」と感じてしまいます。
- 「本音を話しにくい…」という壁
- あなたがPC入力に集中すればするほど、対話のリズムは崩れます。顧客が本当に話したい、核心に迫るようなデリケートな話題が出かかったとしても、あなたが入力に気を取られていては、そのサインを見逃してしまいます。結果、当たり障りのない話だけで終わってしまうのです。
タイピングは「記録作業」であり、「思考作業」ではありません。顧客の言葉の裏にある真のニーズ、声のトーンや表情から読み取れる感情を拾い上げ、「なぜ？」「具体的には？」と深掘りすることこそが、社長が打ち合わせで行うべき最も重要な「思考作業」なのです。
「後で楽」が、一番の「無駄」を生む
「でも、入力担当者を雇う余裕なんてないし、自分でやるしかないんだ」
おっしゃる通りです。中小企業では、社長がプレイングマネージャーとして全てをこなすのが当たり前です。だからこそ、限られたあなたの集中力をどこに投下するかが、会社の成長を左右します。
考えてみてください。浅いヒアリングから生まれた、上辺だけの議事録。それを見返して、本当に顧客の心を動かす提案ができますか？結局、後から電話やメールで再確認する羽目になったり、見当違いの提案をして失注したり…。「その場の楽」が、後々もっと大きな手間と損失を生んでいるのです。
PCを閉じて、ペンを持とう。明日からできる3つのステップ
では、どうすればいいのか？ 答えは驚くほどシンプルです。
ステップ1：打ち合わせは「手書きメモ」に徹する
次の打ち合わせでは、勇気を出してPCを閉じてみてください。そして、ノートとペンだけを用意します。手書きは、思考を止めません。キーワードを丸で囲んだり、矢印で繋いだり、簡単な図を書いたりしながら、頭の中を整理し、リアルタイムで顧客との対話を深めることができます。これは、直線的な入力しかできないPCには真似できない、最強の思考ツールです。
ステップ2：デジタル化は「要点だけ」と割り切る
打ち合わせが終わった後、15分だけ時間をとります。手書きの思考メモを見ながら、決定事項、次のアクション、重要課題など、本当に必要な情報だけをPCに入力し、整理しましょう。全てを書き写す必要はありません。この「要約・整理」のプロセスで、顧客への理解がさらに深まります。
ステップ3：議事録は「AI」に任せてしまう
もし「それでも記録が不安だ」というなら、テクノロジーを賢く使いましょう。スマートフォンの録音アプリで会話を録音し、後で生成AIツールに読み込ませれば、数分で精度の高い議事録や要約が完成します。議事録作成という「作業」はAIに任せ、社長であるあなたは、あなたにしかできない「対話」「思考」「決断」に全集中力を注ぐべきです。
社長の最も重要な仕事は、綺麗な議事録を作ることではありません。顧客の懐に飛び込み、誰よりも深く顧客を理解し、最高の価値を提案することです。
PCをカタカタ鳴らす時間を、顧客の目を見て深く頷く時間に変えてみませんか。その小さな変化が、顧客の信頼を勝ち取り、会社の未来を大きく変えるはずです。
さあ、次の打ち合わせでは、PCを閉じて、顧客と本当の意味で向き合ってみましょう。