【交付申請の落とし穴】見積書の「対象外経費」と「按分」、正しく計算できていますか？　不備を出さないための鉄則

「ようやく補助金が採択された！」と喜んだのも束の間、次に待ち受けているのが「交付申請」という高いハードルです。

特に、建設費や機械装置費などで、見積書の中に「補助対象外」の経費が含まれている場合、計算方法を間違えると、審査担当者から「不備」として差し戻され、いつまで経っても許可が下りないという事態に陥ります。

今回は、多くの経営者様が悩み、そして間違いやすい「経費の按分（あんぶん）」について、審査に通りやすいシンプルな考え方を解説します。

そもそも「按分（あんぶん）」とは？

普段あまり聞き慣れない言葉かもしれませんが、「按分」とは、基準となる数量や金額の比率に応じて、数値を割り振ることを指します。

補助金の申請において、一つの見積書の中に「補助金が出るもの（対象経費）」と「出ないもの（対象外経費）」が混ざっている場合、それら共通にかかる費用（諸経費や管理費、値引きなど）も、それぞれの金額の比率に合わせて分けなければなりません。

これを怠ると、「補助金が出ない部分の管理費まで、国に請求しようとしている」とみなされ、不備となります。

よくある間違い：単純な引き算ではダメ！

具体的な数字で見てみましょう。例えば、工場の改修工事を行うとします。

• 見積合計額：100
• その内訳：
  • 建物工事（補助対象）：70
  • 外構工事（補助対象外）：20
  • 共通仮設・管理費など（全体にかかる経費）：10

この場合、「外構工事の20は対象外だから、100引く20で、80が補助対象経費だ」と申請してしまうと……これは間違い（不備）です！

なぜなら、「共通管理費の10」の中には、外構工事を行うための管理費も含まれているはずだからです。この部分も計算して除外する必要があります。

審査がスムーズに通る「金額比」の計算式

難しい理屈は抜きにして、最もシンプルで審査担当者も納得しやすいのが「金額比（全体に対する対象外経費の割合）」で按分する方法です。

先ほどの例で計算してみましょう。

1. 対象外経費の比率を出す全体（100）のうち、対象外の外構工事（20）が占める割合を見ます。
   
   20 ÷ 100 = 20%
2. 共通経費から対象外部分を割り出す（按分）共通管理費（10）のうち、20%は外構工事のためのものと考えます。
   
   10 × 20 = 2
   
   つまり、共通費のうち「2」は対象外となります。
3. 最終的な「補助対象外経費」を確定する元々の外構工事（20）と、按分した共通費（2）を足します。
   
   20 + 2 = 22
   
   これが正しい「補助対象外経費」の合計です。
4. 「補助対象経費」を算出する
   
   100（全体） - 22（対象外合計） = 78

これをもとに、「補助対象経費は78です」と申請し、備考欄や添付資料でこの計算式を明示すれば、審査は非常にスムーズに進みます。

計算が面倒なら「見積書を分ける」のが一番の近道

中には、「共通管理費の中に、外構工事の分は入っていない！全部建物の分だ！」というケースもあるかもしれません。

しかし、それを審査担当者に納得させるには、明確な根拠や証拠書類が必要となり、証明するのは非常に手間がかかります。「証明してください」と何度もラリーが続くことになりかねません。

もし、共通費の按分がややこしい、あるいは説明が難しい場合は、最初から業者にお願いして見積書を分けてもらいましょう。

• 見積書A： 補助対象経費のみ（建物工事＋それに関連する諸経費）＝合計80　
  （この見積書は交付申請で提出）
• 見積書B： 補助対象外経費のみ（外構工事＋それに関連する諸経費）＝合計20
  （この見積書は交付申請に提出しない）

このように、補助金申請に使う見積書（A）から、対象外の項目を完全に排除してしまえば、按分の計算をする必要すらありません。 これが最も確実で、不備のリスクをゼロにする方法です。

まとめ

交付申請は「採択後の最初の難関」です。

1. 対象外経費が含まれるなら、共通費も必ず「按分」して除く。
2. 計算式を明示して、審査員に「わかってるな」と思わせる。
3. 可能なら、最初から見積書を分けてしまう。

このポイントを押さえて、スピーディーに交付決定を勝ち取りましょう！

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