社員を動かす指示書！「読まれない」前提で書くビジネス文書術

「社長の指示が従業員に伝わらない」。その原因は、書かれた「文章」かもしれません。なぜなら、人は文章を読みません。

小規模事業者の経営者様、日々の業務で従業員への指示がうまく伝わらず、お悩みではありませんか？「言ったはずなのに」「書いておいたのに」という経験は、実は珍しいことではありません。人間は私たちが思っている以上に文章を読む行為に大きな負荷を感じます。脳科学者のグレゴリー・バーンズ博士も「人間の脳は基本的に怠け者だ」と述べており、リソースを節約するため、なるべく文章を読まないように判断するのです。

この「人間は文章を読まない」という前提に立ち、文章作成の注意点を考慮することで、従業員に明確な指示を出し、円滑な業務遂行を促すことができます。

なぜあなたの文章は読まれないのか？

多くの研究が、人間の脳が文章を読むのに向いていないことを示しています。例えば、ウェブユーザビリティの第一人者であるヤコブ・ニールセン博士の研究によると、1200単語を超える英文の場合、読まれるのはわずか20%程度（約240単語）です。日本語に換算すると、2400文字の文章では480文字程度しか読まれていないことになります。

スマートフォンの普及によるデジタル化は、読む体験そのものを大きく変化させました。私たちはXのタイムラインを高速でチェックするように、文章を「読む」のではなく「見る」感覚で情報に触れています。デジタル化によって文字数制限がなくなった結果、長すぎる文章が世の中に量産されるようになりました。しかし、人間の集中力はデジタル化によって低下しているのです。

では、どのようにすれば従業員に確実に指示を伝えられる文章が書けるのでしょうか？ 「読んでもらえない」という前提で書くことが最も重要です。

従業員を動かす「読み手ファースト」な文章作成術

ここでは、読み手の負担を最小限に抑え、確実に情報を伝えるための具体的なテクニックをご紹介します。

1. とにかく短く書く

読み手は文章を読んでくれないため、短く書くことが最も効果的です。

• 伝えたいことを絞る: 多くの情報を一度に伝えようとすると、何も伝わりません。最も伝えたい核となるポイントに絞りましょう。スティーブ・ジョブズもCMのメッセージを「5つの玉」から「1つの玉」に絞り、シンプルなものを選びました。人間が楽に思い出せるのは3～4項目と言われています。重要なポイントは3つに絞ることを意識してください。

• 一文を短くする: 「ワンセンテンス・ワンメッセージ」を意識し、一つの文で一つの内容を伝えましょう。句読点をうまく活用し、文章のリズムを整えることも重要です。

• 短い言葉に言い換える: 「～すること」のような表現は、「～」と短縮できる場合が多いです。また、「可能」「不要」など漢字を使うことで文字数を大幅に削減できるケースもあります。

• 丁寧な言葉遣いを避ける: 日本人は丁寧な言葉遣いをしがちですが、過度に丁寧な言葉遣いは文章を長くし、本当に伝えたいことをぼやけさせます。シンプルな表現でダイレクトに伝えましょう。

• 文字を削るまでがライティング: 文章は一度書き終えた後、余計な部分を削ることで完成します。この「削る」工程を習慣にしましょう。

2. 文章の見た目を整える

人は文章を一つ一つの文字として処理するのではなく、文章全体を見た目で判断します。

• 余白を作る: 行間、改行、段落分けを適切に行い、ページに余白を作りましょう。メールであれば3行程度で一度改行するなど、文字の塊を避ける工夫が読みやすさに繋がります。

• 過剰書きが最強: 箇条書きは、情報を瞬時に理解させる最強のツールです。文字数を削減し、見た目もスッキリと読みやすくなります。箇条書きの項目も3つ程度に絞ると効果的です。

• 余計な強調装飾はしない: 太字、色、下線などの強調は、過剰に使うと逆効果です。シンプルな強調に留め、統一されたルールで使用しましょう。

3. 大事なことから先に書く

読み手は文章の最後まで読んでくれません。そのため、最も伝えたいことや重要な結論を文章の冒頭に持ってきましょう。

• F字型パターン: 人間は画面上の文章をFの字の形に視線を動かすことが知られています。横書きの文章では、左側、特に冒頭部分に視線が集中します。

• メールの件名: 例えばメールの件名では、表示される文字数に制限があります。最も訴求力の高い情報（例: 「5000円引きクーポン」）を件名の冒頭に記載することで、開封率を高めることができます。挨拶や自己紹介は冒頭に不要です。

横文字や専門用語を避ける

小規模事業者の経営者にとって、従業員は多様なバックグラウンドを持つかもしれません。誰にでも理解できる、シンプルで分かりやすい言葉を使いましょう。

• 行動経済学者のダニエル・カーネマンは、説得力のある文章を書くには「認知負担」を減らすことが重要だと述べています。難解な言葉を使うと、書き手の知性が乏しく、信頼性が低いと見なされる可能性があります。

• ドイツの哲学者ショーペンハウアーの「普通な言葉をもちいて凡なことを語りなさい」という言葉は、まさに文章作成の原則です。

まとめ

これらのテクニックは、「機能的ライティング」と呼ばれるものです。才能やセンスではなく、トレーニングによって誰でも身につけることができる「技術」です。あなたの指示が従業員に伝わらない、従業員が動いてくれないという悩みは、文章の書き方を変えるだけで大きく改善する可能性があります。

今日からこれらのポイントを意識してビジネス文書を作成し、従業員とのスムーズなコミュニケーションを実現しましょう。

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