「最近忙しいけど、利益が増えていない…」
「人手不足で回らない…」
そんな悩みをお持ちの中小零細企業・小規模事業者の方へ。
実はその問題、ITツールの導入でグッと改善できるかもしれません。
今回は、「なぜIT導入が必要なのか」「何から始めればよいのか」を、専門用語なしでわかりやすく解説します！
1. なぜIT導入が必要なの？
中小企業の多くが、「紙の書類管理」「電話とFAX中心のやり取り」「手作業の集計や入力」に多くの時間を取られています。
この“ムダな作業”をそのままにしておくと…
- 残業が増える
- 人手が足りなくなる
- ミスが多くなる
- 新しいことに取り組む余裕がない
そんな悪循環に陥ってしまいます。
ITツールを導入すれば…
✅ 定型作業を自動化
✅ 情報共有がスムーズに
✅ 顧客管理が一元化
✅ テレワーク・スマホ対応で柔軟な働き方が可能に！
つまり、「少ない人数で、大きな成果」を出せる体制を作れるのです。
2. IT導入、何から始めればいい？
いきなりシステムを買うのはNG！
まずは、以下の5ステップで進めましょう。
STEP1：現状の業務を棚卸しする
- どの業務にどれだけ時間がかかっているか？
- 無駄な作業や、手作業が多い業務は？
👉 チェックリストを作って、全体を見える化しましょう。
STEP2：改善ポイントを明確にする
- 自動化できる業務は？
- コミュニケーションに時間がかかっている部分は？
👉 「どんな効果を期待するか（コスト削減、売上アップなど）」も整理！
STEP3：ITツールを検討する
現場の課題に応じて、以下のようなITツールが活用できます。
- クラウドサービス（Google Workspace、Microsoft 365など）
→ 書類の共有・保存・共同編集がスムーズに。テレワークにも対応。 - 受発注システム（クラウド型EDIなど）
→ FAXや手書きから脱却し、発注ミスや処理時間を削減。 - 顧客管理システム（CRMツール）
→ 顧客情報・対応履歴を一元管理し、営業活動の質を向上。 - 営業支援ツール（SFA）
→ 見込み客管理・売上予測・案件管理など、営業の生産性UPに貢献。 - 業務自動化ツール（RPA、ワークフローシステム）
→ 定型業務を自動化し、人手をより価値ある業務へ。 - 会計・経理ソフト（クラウド会計など）
→ 記帳・請求書発行・給与計算などが効率化され、ミスも削減。 - チャット・スケジュール共有ツール（Slack、Chatwork、LINE WORKSなど）
→ 社内の情報共有・連絡がスピーディに。
このように、課題に合ったツールを選ぶことが重要です。
「話題だから導入する」のではなく、「何を解決したいか」を基準にしましょう。
あと、参考までにITツールによってはIT導入補助金が利用できるかもしれません。当事務所までお気軽にご相談してみて下さい。
STEP4：小さく試してみる（試験運用）
いきなり全員へ導入せず、
👉 特定の部署や業務だけで「お試し運用」。
結果を見て、使い勝手や課題を洗い出します。
STEP5：本格導入＆定着化
導入して終わりではありません。
- マニュアル作成
- 社員向け研修
- 定期的な見直し（PDCA）
こうした地道な取り組みが、長く効果を出すコツです。
3. 導入を成功させるポイント
✅ 経営者が本気で取り組むこと（丸投げNG）
✅ 現場の声をよく聞くこと（使うのは現場！）
✅ 「導入そのもの」が目的にならないこと
✅ 信頼できるITパートナーを見つけること
まとめ
IT導入は「コスト」ではなく「投資」です。
今あるムダを減らし、限られた人手で最大の成果を出すには、ITの力を活用することがカギになります。
まずは、できるところから。
「業務の棚卸し」から一歩ずつ進めてみましょう！以下にIT導入計画のチェックリストを提供していますので、参考にしてみてください。