こんにちは！

採用定着士の長野です。

今回は、

「面接のドタキャンを防ぐ方法」

についてお伝えします。

以前の記事では、
応募を面接につなげるためには、
応募から数分以内に折り返しの電話をかけるなど、
スピード感を持った対応が重要であることを説明しました。

スマホ利用が多い現代では、
複数の求人へ気軽に応募している可能性も高く、
少し時間が空くと別の会社に予定を抑えられてしまう
可能性もあります。

そして、
面接の予定を取り付けたとしても安心してはいけません。

当日までに辞退されたり、
ドタキャンされてしまう可能性も残っています。

しかし、
いくつかのテクニックを使うことで、
これらのリスクを減少させることが可能になります。

日程調整完了後のテクニック

面接日を決定したとしても、何が起こるかわかりません。

さまざまな理由で応募者が面接に来てくれないことも
珍しくはありません。

そのようなことを防ぐためには、
面接開始をただ待っているのではなく、
積極的に応募者へコンタクトをとってみましょう。

決して、
大げさなものではなくても大丈夫です。

ほんのちょっとでも良いので、
定期的につながりを作ることが大切なのです。

まずは、
面接の日程調整ができたらすぐに面接案内を送りましょう。

面接案内は、
正式な書類ではなくても問題ありません。
メールでも大丈夫です。

以下のような情報を記載しましょう。

・面接実施日
・面接予定時間
・面接場所
・当日どこに声をかければ良いか
・持参する物
・担当者名
・緊急連絡先
・会社案内

①面接実施日
面接の実施日です。
一番大切な情報ですね。

日にちだけではなく曜日も併記して、
間違えが無いようにしましょう。

②面接予定時間
開始時間はもちろん、
終了の目安時間も記載しましょう。

面接の時間をどれくらい想定しているのかがわかると
応募者は不安が軽減しますし予定も立てやすくなるため親切です。

③面接場所
面接場所の住所やビルの階数などを記載します。
ビルの名前や、
最寄り駅からの距離などを記載すると親切です。

GoogleマップのURLを記載する等の方法で
地図を案内するとよりわかりやすいでしょう。

④当日どこに声をかければ良いか
会場の場所がわかっても、いざ行ってみると、
誰に対して、どのようなアクションをとれば良いのか、
わからない場合も多いです。

「会場に着いたら、受付の●●さんに面接に来た旨を伝えてください」
「店内に担当者がいるので直接声をかけてください」

といった感じで、どこの誰にどうすればよいかを記載しましょう。

⑤持参するもの
履歴書や職務経歴書、筆記用具など、
必要なものを記載しましょう。

「言わなくても大丈夫だろう」と考えるのではなく、
絶対に必要なものは、当然に思えることでも記載しておきましょう。

⑥緊急連絡先
交通トラブルや急病、ケガ等のため
応募者が時間通りに到着できない場合などに連絡してもらう連絡先です。

面接担当者や人事課等の電話番号を記載しておきましょう。

⑦会社案内
応募者が就職した後のイメージを持つことができるような情報があると、
面接に前向きな気持ちになる事ができます。

求人原稿で記載したような内容で大丈夫です。

企業理念や業務内容、労働環境など、
あなたの会社の魅力が伝わる資料や情報を記載しましょう。

メールではなく郵送で面接案内を送る場合には、
会社のパンフレットを同封するのもおすすめです。

面接日直前のテクニック

「面接案内を送ったら、後は当日を待つだけ」

ではありません。

もうひと手間かけましょう。

それは、
面接の日程が迫っていることを伝えるリマインダーです。

これがあると、
ドタキャンを最小限にとどめることができます。

前日、2日前、1週間前など、
どのタイミングで送るべきかは、
それぞれの状況に応じて決めましょう。

①前日
「明日面接だけどどうしようかな・・・」といった人に、
来てもらうことを促すことができます。

また、
万が一、応募者が日程を勘違いしていた場合にも、
正しい日時を伝えることができます。

一方、直前すぎるため、
ドタキャンする気持ちが固まっていたり、
別の予定を入れてしまっていてどうしようもない、
といったリスクもあります。

②2日前
これも、
前日の連絡と効果は同様です。

前日の場合よりも余裕があるため、
応募者が日にちを勘違いしていた場合に、
予定の再調整がしやすいです。

③1週間前
ある程度職務経験がある方向けの面接であれば、
1週間前に案内すれば十分かもしれません。

しっかりと予定を入れてくれる場合が多いです。

面接当日のテクニック

当日にもできることはあります。

この段階では、
応募者の不安や迷いを解消することや、
応募者にネガティブなイメージを与えないようにすること
が目的となります。

具体的には、以下のようなことを行いましょう。

・面接会場まで到着できるようにサポートする
・無駄な緊張を与えることを防ぐ
・会社に悪い印象を持たれることを防ぐ

①面接会場まで到着できるようにサポートする
一番大切なポイントです。

自分が面接を受ける側だった時に、
会場までの途中で道に迷い時間に遅れそうになった経験を
お持ちの方もいらっしゃると思います。

事前に場所を確認していて、
移動時間の想定などまでしていていても、
ちょっとした計算違いや勘違いで一気にバタバタと
計画が崩れてしまうことがあります。

ほとんどの面接参加者にとって、
面接会場は初めて行く場所です。

一度焦り始めると、意外とすぐに、
「場所がよくわからない」という状況に陥ります。

パニック状態になってしまうと、
冷静に考えれば何の問題もなく対応できることであっても、
上手くいきません。

何度もシミュレーションした会場までの到着ルート上で、
道に迷ってしまうことも全く珍しいことではないのです。

もし、
あなたの会社がわかりづらい場所にある場合は、
このようなリスクは特に高くなります。

住宅街の中にあり、
到着までの目印があまりないようなところでは、
慣れた人でもすぐに迷ってしまいます。

問題は道に迷って遅刻しそうになった段階で、
面接に行くのを止めてしまう人が出てくることです。

電話して事情を話せば、何の問題も無いように感じますが、
怒られることを恐れて辞退してしまう人もいるのです。

このようなことを防ぐため、
開始時間前であっても電話をかけて
道に迷っていないか、確認してみるのがよいでしょう。

もし、迷い始めていたら、
その電話で案内をしてあげましょう。

特に迷っていなかったら、
別に特別なことをする必要はないですが、
緊張をほぐすような何気ない会話でもしておくと、
悪い印象を持たれることはないでしょう。

事前に電話してきたからといって、
面接に来なくなる人はいません。

逆に、
「道に迷って時間に間に合わないし、
連絡しても怒られそうだし、もう行くのを止めよう」
という人はいるでしょう。

なので、
この電話をかけないのは、もったいないです。

集合時間の5分くらい前にかけるのがちょうど良いです。

②無駄な緊張を与えることを防ぐ
会場に着いて面接が始まるまでには、
案内担当者が説明をしたり場所の誘導をしたり、
開始時間まで待機してもらったりすることになります。

ここで、不愛想な対応をされたり、
案内不十分な状態で長時間待たされたりすると、
応募者は緊張感が高まることでしょう。

応募者が、極度の緊張状態で面接に入ってしまうと、
その人の本来の人柄などを知ることができません。

応募者にとっても、
自分が思っていることを伝えることができず、
気持ちが切れてしまうこともありえます。

このような状況は絶対に避けるべきです。

案内係の人が無理やり明るくする必要はないですが、
できるだけ自然な対応をしましょう。

③会社に悪い印象を持たれることを防ぐ
「面接会場であった社員が、非常に愛そうが悪かった。」
「職場から怒鳴りあるような声が聞こえてきた。」
「部屋が散らかっていて、清掃ができていないことが明白」
「電気が切れていたり備品が壊れていたりして、整備ができていない」

こういった光景を見てしまうと、
いくら面接でうまくいって採用になったとしても、
この会社に行きたいという気持ち自体がなくなってしまうのでは
ないでしょうか？

それがその会社の日常で、
すぐに変更することができないのであれば仕方が無いですが、
「本当はそんなことは無いのに、面接の時だけたまたまそうなってしまった」、
というのであれば非常にもったいないです。

面接があるときには、担当以外の従業員にも周知し、
悪い印象を与えることが無いように注意喚起しておきましょう。

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以上が、
「面接のドタキャンを防ぐ方法」でした。

面接日程を確定した後も、
定期的にコンタクトをとったり、
当日に不安を軽減するための対応をしたりすることで、
辞退やドタキャンされることなく、
面接を完了させることができるようになります。

応募者の勘違いや迷いを解消するようなことが主な目的です。

決して専門的なことではなく、
同僚にするような注意を払えば問題なく行えるような内容です。

でも、それらをするかしないかでは、
面接を実行できるかどうかに大きな違いがでてくるでしょう。

今回説明したことを参考にしながら、
求職者のことを考えて丁寧に原稿を作成することで、
わかりやすい内容になっていくと思います。

無理のない範囲で実施していただくことで、
お役に立てましたら嬉しく思います！