こんにちは！

採用定着士の長野です。

前回に引き続き、

【面接率をアップする方法】

をお伝えしますね。

前回はライバルの存在を意識しつつ、
「もう他社に決まった」
という事態を防ぐ方法について解説しました。

今回は、

・忘れていた
・行くのが億劫になった
・面接前に応募先の印象を悪くしてしまう何かがあった

といったことを防ぐため、自社でできる努力についてお伝えしたいと思います。

早速、結論！！！

総論としては、

「応募者の利便性に資する」
「手間を惜しまない」

という姿勢が共通のポイントになります。

…面倒臭いなぁ。

そう思われるかもしれませんね。

ですが、ライバルも常に、
あなたと同じ人材を欲しがっている以上、
これは絶対に必要なことなのです。

それでは、
具体的な方法を見ていきましょう！

面接の案内状を送付しよう

求職者は大抵の場合、複数の企業に応募しているものです。

つまり求職者は、企業によって少しずつ異なる情報をきちんと整理しなければなりません。

面接の日時や応募書類、当日必要なものなどなど…。

多くの求職者が在職の身ですので、これはなかなか面倒なことなのです。

更に応募してから数日が経つと、メモを探したり情報を集める手間がより面倒になってしまいます。

転記ミスなどもあるかもしれません。

こうした背景が、面接に行かない理由である、

「忘れていた」
「行くのが億劫になった」

という状況につながっているのですね。

そんな中、面接前の良きタイミングで

「必要な情報がまとまった案内状」

が送られてきたらどうでしょうか。

まず間違いなく好印象ですよね。

送らなかったライバルに、差をつけることもできます。

そして、面接日程や持参するものを忘れられることも防げます。

また、求職者が自ら情報を洗い出す必要がないため、億劫に思う気持ちも低下するでしょう。

案内状に書くべき内容は次の通りです。

　・社長（代表）の自己紹介
　・配属予定先の責任者の自己紹介
　・配属予定先のメンバーが働いている風景やメッセージ
　・配属予定先での一日の勤務の流れ
　・面接の流れ
　・面接会場までの経路

自己紹介文には写真を添えましょう。相手の顔が見えるというのは、安心感を与えます。

大切なのは、求職者に「働いている自分の姿」を具体的にイメージしてもらうことです。

人はよくわからない状態を怖がるので、鮮明にイメージがわくほど、面接への不安をやわらげる効果があります。

ですので、面接で予定している質問事項をあらかじめ伝えておくのも良いでしょう。

可能であれば、事業所の紹介や代表の挨拶など、動画があると良いですね。

YouTubeの限定公開にしてQRコードを案内状にプリントしたいところです。

動画はテキスト＋写真と比較して5,000倍もの情報量と言われていますので、より親近感をもってもらえます。

案内状の作成は面倒に思うかもしれません。

ですが一度作ってしまえば、それをひな形としてずっと使えるので、コスパが良く効果が高いオススメの方法です。

面接のリマインドは2日前に

案内状を送っていても、まだ安心はできません。

面接日程の2日前に、必ず連絡を入れましょう。

なぜ2日前なのでしょうか。

前日の連絡では、突発事項が発生した場合に調整できないかもしれません。

また、連絡がつかない場合にリマインドできないまま当日を迎えてしまうことになりかねないからです。

1日の余裕があるタイミングがベストなのですね。

プラスアルファとして、リマインドの電話の際に飲み物の好みなどを聞いておくと良いでしょう。

面接を忘れられるのを防ぐ効果や、

「気をつかってもらっている」と

求職者に好印象を与えることもできます。

また、「こちらは事前に準備しているよ」

という具体的なアクションが伝わることで、ドタキャンを防止する効果もあります。

「忘れていた」や「行くのが億劫になった」を防ぐためには、とにかく丁寧な対応がポイントです。

面接会場をわかりやすくしておく

面接会場によっては入口がわかり辛いといったこともあるでしょう。

スムーズに面接会場まで辿り着けないと、最悪の場合そのまま帰ってしまうこともあります。

状況によっては、建物の入口などに

「○○事業所面接会場はこちら」

といった案内表示を用意しておきましょう。

更に面接会場の入口や待合室に、「ウェルカムボード」を作って配置しておき、応募者を歓迎するのも良いでしょう。

面接の緊張感がぐっとやわらぎます。

細かい心配りの積み重ねが、良い人材を獲得できる可能性を高めるのです。

5分前に姿が見えなければ電話する

事前の案内状送付や会場の案内表示で手を尽くしても、緊張している応募者が迷子になってしまう…

そんなこともあるかもしれません。

もし面接日時の5分前になっても、求職者の姿が見えないようであれば連絡を入れるようにしましょう。

ちなみに、

なぜ「面接時間ちょうど」ではなく

5分前なのでしょうか。

今の若い方は怒られることに慣れておらず、叱られそうな状況を避ける傾向にあります。

遅刻が確定した時点で連絡をすると

「怒られるのが嫌！」と

電話にでてもらえない可能性があるのです。

直前まで配慮を示すことで、億劫になって行くのをやめた、という事態も防ぐことができるでしょう。

過ごしやすい照明や空調にしておく

求職者とはいえ、現時点では社外の「お客様」です。

応募者が会場に入ってから、

「部屋が暑いですね、済みません」

とクーラーをつけたりしていないでしょうか。

これはお客様への対応として失礼ですよね。

面接の日時はあらかじめ決まっているのですから、事前に過ごしやすい環境にしておきましょう。

過ごしやすい環境を整えてお客様（応募者）を迎え入れるのは、最低限のマナーと言えます。

また、毎日同じ場所にいると気づき辛いのかもしれませんが、面接会場に「薄暗い部屋」を用意していませんか？

これはとても印象が悪いです。

極端に狭い部屋や散らかっている部屋も同じで、「来客を迎え入れる」という気持ちを忘れず、きちんと準備をしておきましょう。

求職者は緊張しながらも、

「自分はここで気持ちよく働けるだろうか」

と目を配っています。

精一杯の心配りで求職者の心を動かし、入社の意思を固めてくれるように努めましょう。

待ち時間に読める会社案内等を用意する

待ち時間は、実際の時間よりも長く感じるものです。

緊張している状態であれば、なおさらではないでしょうか。

しかし求職者としては面接に来ている訳ですから

「かしこまらなきゃ！」という気持ちです。

のんきにスマホを見るのもなぁ…と気が引け、ソワソワと手持ち無沙汰になりがちな訳です。

もし自分より前に面接が実施されていて、長引いたりしようものならば耐えきれずに帰ってしまいかねません。

できれば面接の待ち時間にも、入社の気持ちを後押しできるようにしたいものです。

そこで

「会社のパンフレット」や「面接にきてくれたお礼状」「会社案内の動画」

といったものを待合室などに備えておきましょう。

応募者の緊張もやわらぎますし、自社のことを知ってもらえるので一石二鳥です。

更に求職者に対して、用意したものを

「面接までに見ておいてください」

と指示しておくのもオススメです。

その上で面接の際に、用意したものの内容に関わる質問してみるのも良いでしょう。

指示に従ったのかそうでないのか、
受け応えや着眼点はどうか、

といった、採用選考の判断要素にすることもできるからです。

応募者に飲み物をだす

緊張すると喉が渇くものです。

それに、応募者はお客様ですから、暑い中や寒い中で足を運んでくれたなら、労うという心配りは当然ですよね。

面接の際には、応募者へ飲み物をだすようにしましょう。

アポイントの際に好みを聞いていれば、それを出すのがベストですね。

しかし聞き逃すこともあるでしょうから簡単なドリンクのメニュー表を用意しておくと良いでしょう。

その際、あまり選択肢が多いと応募者の負担になる可能性があります。

ただでさえ優柔不断で迷いがちなタイプが、緊張している状態で余分な判断力を使うと、面接の受け答えに影響してしまうかもしれません。

多くても片手でおさまるメニューにしておくか、

「お茶かコーヒーどちらがよろしいですか？」

などの二択でも十分に気持ちは伝わりますよ。

歓迎ムードが何よりも大事

応募者にとっては緊張の一瞬も、既存のスタッフにとってはただの日常です。

「面接に行ったら無表情のスタッフが遠くから無言で見ていて居心地が悪かった」

こんな経験、ありませんか？

もちろん悪気はないのでしょうが…。

入社前の限られた判断材料となる、「自分の目で職場を確認できる機会」に

このような体験をしては、不安になるでしょう。

「雰囲気の悪い会社だな、働きたくないな」

と思われてしまっても仕方がありません。

せっかく自社に興味をもってくれた応募者へ悪印象を与えることは避けたいですよね。

面接の前には事業所全体で情報を共有しましょう。

「今日は何時ごろに○○さんという方が面接にいらっしゃいますので、明るい雰囲気で元気よく挨拶をお願いします」

こう伝えておくだけで、思わぬ悪印象を与えてしまうのを防ぐことができるでしょう。

より丁寧な対応を心がけるならば、担当スタッフを決めておくと完璧ですね。

面接会場まで導入したり、トイレの場所を案内してくれる専属のアテンドは他社と差がつくでしょう。